Hinweise zum rechtskonformen Einsatz von Online Angeboten mit Zoom

A.  Nutzungsbedingungen

Die Europäische Hochschule der Humanökologie COHE setzt im Rahmen seiner Online-Veranstaltungen (Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Web-Seminare) das Programm Zoom ein.

Voraussetzungen für die Nutzung von Zoom für Teilnehmende

• Teilnehmende sind nicht verpflichtet mit Video und Ton an Veranstaltungen
• Soweit Teilnehmende Video und Ton anschalten, bitten wir persönliche Gegenstände aus dem Sichtfeld der Kamera zu Alternativ kann ein virtuelles Hintergrundbild eingestellt werden.
• Die Weitergabe der Zugangsdaten an Dritte ist nicht
• Mitschnitte, Aufzeichnungen oder Screenshots der Präsentationen und der Vortragenden sind nicht

Voraussetzungen für die Nutzung von Zoom für Veranstaltende, Vortragende oder Präsentationen

• Veranstaltende/Vortragende sollten zur Durchführung und bei einer Präsentation den Ton und idealerweise auch das Video einschalten.
• Persönliche Gegenstände sollten vor Beginn der Veranstaltung oder des Vortrags aus dem Sichtfeld der Kamera entfernt werden. Alternativ kann ein virtuelles Hintergrundbild eingestellt
• Teilnehmende dürfen grundsätzlich nur mit deaktiviertem Mikrofon, Kamera und Screen-Sharing zugelassen Diese Funktionen dürfen von den Teilnehmenden freiwillig aktiviert werden.
• Die Vortragenden dürfen Ihre Präsentationen Teilnehmende sind zu Beginn auf die Aufzeichnung hinzuweisen.
• Um zu verhindern, dass unbefugte Personen an den Veranstaltungen teilnehmen, ist die Videokonferenz so zu konfigurieren, dass Teilnehmende nur mit Erlaubnis des Veranstalters/Vortragenden beitreten dürfen (Warteraum aktivieren).

B.  Merkblatt zum Urheberrecht

für Teilnehmende zur Teilnahme an einer Online – Veranstaltung

Bei der Teilnahme an einer Veranstaltung via Zoom ist das Urheberrecht zu beachten.

Urheberrechtlich geschützte Werke dürfen nur mit Zustimmung der Rechteinhaberinnen bzw. Rechteinhaber weiterverbreitet werden. An Vorträgen und Präsentationen besteht in der Regel ein Urheberrecht. Sie sind als Sprachwerke geschützt. Neben dem gesprochenen Wort sind auch alle verwendeten Lehrmaterialien urheberrechtlich geschützt.

Bitte beachten Sie deshalb:

• Mitschnitte, Tonaufnahmen und Screenshots von Online – Veranstaltungen sind ohne Erlaubnis der Rechteinhaber
• Es ist untersagt die Veranstaltung, die Präsentation oder verwendete Materialien im Internet zu veröffentlichen.
  
  
  

C.  Datenschutzinformation gemäß Art. 13 DSGVO

Datenschutzhinweise der Europäischen Hochschule der Humanökologie gGmbH (COHE) für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Web-Seminare via „Zoom“ nach Art. 13 DSGVO

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Web-Seminare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist die Europäische Hochschule der Humanökologie gGmbH (COHE), Markgrafenstraße 53, 79312 Emmendingen.

Hinweis: Soweit sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenver- arbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforder- lich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.

Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.

Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktion auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon, ab welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung: Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware- Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio-und Präsentationsauf-nahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online- Meeting“ die Chat-, Fra- gen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.

Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen, um den „Meeting-Raum“ zu betreten.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online- Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorweg transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Web-Seminaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Web- Seminaren auch die gestellten Fragen von Web- Seminarteilnehmern verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting- Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in WebSeminaren, Umfragefunktion in Web-Seminaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Die in „Online-Meeting“-Tools wie “Zoom” bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist deaktiviert.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Für Beschäftigte und hierfür Beauftragte der Europäischen Hochschule der Humanökologie gGmbH (COHE) ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ Daten nicht für Datenverarbeitung erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“. Für andere Teilnehmende an „Online-Meetings“ ist – soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden – Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online- Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind. Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist auch durch den Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln mit Zoom Video Communications, Inc., garantiert.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben eine Datenschutzbeauftragte benannt. Sie erreichen diesen wie folgt: Frau Christiane Serbser, c/o Europäische Hochschule der Humanökologie, Markgrafenstr 53, 79312 Emmendingen, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen,

Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

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